ホームページとは別に開発
顧客から入金までを、同じデータでつなぐ
農園内で使う事務管理システムです。顧客・受注・発送・請求・入金を同じデータでつなぎ、日々の事務作業をひとつの流れにしました。
ひとつの流れで扱う情報
- 顧客別名義・購入履歴
- 受注複数の品種・箱数
- 発送送り状・送料
- 請求請求書・宛名ラベル
- 入金一部入金・未回収
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独自開発システム
受注から発送、請求、入金までをひとつの流れとして管理する、家業の梨農園のために開発した事務管理システムです。
家業の梨農園で使用中
ホームページとは別に開発
農園内で使う事務管理システムです。顧客・受注・発送・請求・入金を同じデータでつなぎ、日々の事務作業をひとつの流れにしました。
開発した背景と改善内容
顧客や注文の情報が紙・Excel・メールに分かれ、同じ内容を何度も書き写していました。既存のサービスで足りる部分はそのまま使い、農園ならではの流れに合わない部分を専用に開発しました。
1件ずつ手書きし、送料は地域ごとに調べていました。
年度・品種・地域・箱数から送料とクール便を自動で判定し、PDFでまとめて印刷します。
請求書を1件ずつExcelで作り、宛名は別のシートへ転記していました。
登録済みの注文から、金額を確認して発行します。宛名ラベルも同じ情報から出力します。
どこまで請求し、入金があったかを、記憶と紙で確認していました。
未請求・未回収を一覧で確認できます。発行と印刷の記録が残り、二重発行を防ぎます。
農園の仕事に合わせたところ
受注から入金までの流れは、いつも同じ順番で進むとは限りません。料金の改定や前払い、取りやめなど、実際に起きたことに合わせて作り込んでいます。
商品の価格・送料・クール便の料金を年度ごとに登録します。前の年の取引は当時の料金のまま残り、品種の入れ替えがあっても新しい年度へ切り替えられます。
請求書を出す前の入金や、請求額の一部の入金も記録し、あとから請求書へ充当します。未回収と回収済みは、請求書ごとに一覧で確認できます。
準備中・発送完了・請求済み・入金済みを、送り状・請求書・入金の記録から判断して表示します。担当者が手で書き換える必要はありません。
取りやめた注文や請求書は、日時・担当者・理由を残して取り消します。同じ内容の注文や、同じお届け先への送り状は、登録時に警告します。
実際の運用
2026年のシーズンには、パソコンを日常的に使わない60代後半の担当者が、受注分の送り状の大半を自分で印刷できるようになりました。対面で質問を受け、つまずいた操作を一つずつ見直してきました。
運用記録にもとづく累計の概数です。一つの農園での実績で、このシステムを外部に販売しているものではありません。
お客様情報の扱い