ホームページとは別に開発
顧客から入金までを、同じデータでつなぐ
農園内で使う事務管理システムです。顧客・受注・発送・請求・入金を同じデータでつなぎ、日々の事務作業をひとつの流れにしました。
ひとつの流れで扱う情報
- 顧客別名義・購入履歴
- 受注複数の品種・箱数
- 発送送り状・送料
- 請求請求書・宛名ラベル
- 入金一部入金・未回収
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家業の梨農園のために開発したシステムです。農園の中で使う事務管理システムと、公式サイトの裏側で品種や価格表を配るAPIをご紹介します。
制作例 01家業の梨農園で使用中
受注から発送、請求、入金までをひとつの流れとして管理する、農園の中で使うシステムです。
ホームページとは別に開発
農園内で使う事務管理システムです。顧客・受注・発送・請求・入金を同じデータでつなぎ、日々の事務作業をひとつの流れにしました。
開発した背景と改善内容
顧客や注文の情報が紙・Excel・メールに分かれ、同じ内容を何度も書き写していました。既存のサービスで足りる部分はそのまま使い、農園ならではの流れに合わない部分を専用に開発しました。
1件ずつ手書きし、送料は地域ごとに調べていました。
年度・品種・地域・箱数から送料とクール便を自動で判定し、PDFでまとめて印刷します。
請求書を1件ずつExcelで作り、宛名は別のシートへ転記していました。
登録済みの注文から、金額を確認して発行します。宛名ラベルも同じ情報から出力します。
どこまで請求し、入金があったかを、記憶と紙で確認していました。
未請求・未回収を一覧で確認できます。発行と印刷の記録が残り、二重発行を防ぎます。
農園の仕事に合わせたところ
受注から入金までの流れは、いつも同じ順番で進むとは限りません。料金の改定や前払い、取りやめなど、実際に起きたことに合わせて作り込んでいます。
商品の価格・送料・クール便の料金を年度ごとに登録します。前の年の取引は当時の料金のまま残り、品種の入れ替えがあっても新しい年度へ切り替えられます。
請求書を出す前の入金や、請求額の一部の入金も記録し、あとから請求書へ充当します。未回収と回収済みは、請求書ごとに一覧で確認できます。
準備中・発送完了・請求済み・入金済みを、送り状・請求書・入金の記録から判断して表示します。担当者が手で書き換える必要はありません。
取りやめた注文や請求書は、日時・担当者・理由を残して取り消します。同じ内容の注文や、同じお届け先への送り状は、登録時に警告します。
実際の運用
2026年のシーズンには、パソコンを日常的に使わない60代後半の担当者が、受注分の送り状の大半を自分で印刷できるようになりました。対面で質問を受け、つまずいた操作を一つずつ見直してきました。
運用記録にもとづく1シーズン（1年間）のおおよその件数です。一つの農園での実績で、このシステムを外部に販売しているものではありません。
お客様情報の扱い
制作例 02家業のホームページの裏側
公式サイトには、品種の紹介、年度ごとの価格表、送料の計算、お知らせ、営業カレンダーを載せています。これらをホームページの中に書き込むのではなく、管理画面から更新できるように、サイトの裏側でデータを配る仕組みを別に作りました。
配っている情報
同じ情報をホームページの各所に書き写すのではなく、管理画面の一か所を直せば公式サイトの表示が変わる形にしました。送料は、届け先の地域・箱数・クール便の有無から計算して返します。
梨の販売には季節があります。シーズンの前に年度の価格表を入れ替え、シーズン中は案内の文言や安全面の修正を行い、シーズンオフは動かしたまま休止しています。
シーズンの前に、その年の価格表と送料をまとめて登録します。サイトの文章を書き換える作業は要りません。
受付の状態や休業日を管理画面で切り替えると、公式サイトの表示が変わります。受付を止めているのか、販売を終えたのかが読み分けられる文言にしています。
メールでの配信は、登録の確認と解除の手続きを、なりすましを防ぐ形にしています。公開している範囲は読み取りだけで、書き換えは管理者の操作に限っています。
動作を確かめるための入口を用意し、シーズン中も同じ手順で状態を確認できるようにしました。
サービス・料金
220,000円（税込）〜
既存サービスでは扱いにくい業務を、NDシステムズが開発する「受託開発」と、現場の方がご自身で開発できるように支援する「内製化支援」があります。ご相談は、無料ＡＩ相談会から始まります。