システムの概要
顧客から入金までを、同じデータでつなぐ
顧客・受注・発送・請求・入金を同じデータでつなぎ、日々の事務作業を1つの流れにまとめました。
システムを構成する3つの管理システム
- 顧客管理送り主・お届け先・宛名を管理する
- 受注管理注文から発送、集計までを管理する
- 請求・入金管理請求から入金の確認までを管理する
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システムの概要
顧客・受注・発送・請求・入金を同じデータでつなぎ、日々の事務作業を1つの流れにまとめました。
システムの構成
梨屋さん事務管理システムは、顧客管理、受注管理、請求・入金管理の3つで構成しています。3つが同じ顧客と注文の情報を参照するため、一度入力した内容は、次の作業でも、翌年の注文でも、入力し直す必要がありません。
システム 01
送り主とお届け先／別名義（宛名）／お届け先リスト
送り主（注文主）とお届け先、法人名や役職を付けた宛名（別名義）、送り主ごとのお届け先リストを管理します。一度登録した情報は、翌年以降も入力し直さずに、注文の登録、送り状、請求書の宛名に共通で使います。
顧客管理を詳しく見るシステム 02
受注をまとめて登録／送り状の印刷／集計表とグラフ
送り主・お届け先・品種・箱数・送料を1つの画面で入力して受注をまとめて登録し、お届け先ごとの送り状、発送の記録を管理します。受注箱数の集計表とグラフも、この中に含みます。
受注管理を詳しく見るシステム 03
請求書の発行／前払い・一部入金／未請求・未回収
送り主ごとの請求書の発行と印刷、入金の記録、未回収の確認を管理します。前払いや一部の入金にも対応しています。
請求・入金管理を詳しく見るこの3つをつないだ全体は、家業のために開発した見本の事例です。同じ規模のシステムの開発や、このシステムの販売は、お引き受けしていません。独自システム開発でお引き受けするのは、この3つのうち1つ分の規模までです。1つ分を開発する場合の目安は、顧客管理がライト、受注管理と請求・入金管理がそれぞれスタンダードです。 独自システム開発の月額プランを見る
開発した背景と改善内容
顧客や注文の情報が紙・Excel・メールに分かれ、同じ内容を何度も書き写していました。既存のサービスで対応できる部分はそのまま使い、農園ならではの流れに合わない部分を専用に開発しました。
1件ずつ手書きし、送料は地域ごとに調べていました。
送り先の住所から宅配業者を判定し、各社の送り状の書式に合わせたPDFでまとめて印刷します。送料とクール便も自動で判定します。
請求書を1件ずつExcelで作り、宛名は別のシートへ転記していました。
受け付けた注文から、金額を確認して発行します。宛名ラベルも同じ情報から出力します。
どこまで請求し、入金があったかを、記憶と紙で確認していました。
未請求・未回収を一覧で確認できます。発行と印刷の記録が残り、二重発行を防ぎます。
実際の運用
2026年のシーズンには、パソコンを日常的に使わない60代後半の担当者が、受注分の送り状の大半を自ら印刷できるようになりました。対面で質問を受け、つまずいた操作を1つずつ見直してきました。
運用記録にもとづく1シーズン（1年間）のおおよその件数です。1つの農園での実績で、このシステムを外部に販売しているものではありません。
顧客情報の扱い
サービス・料金
月額29,700円（税込）
既存サービスでは扱いにくい業務を、NDシステムズが業務の流れに合わせて設計・開発します。月額プラン（ライト・スタンダード。初期費用11,000円）で、開発から保守・改善まで続けて行います。